Sección 2 | Localización y Registro
2.1 Localización
El Departamento de Educación (DEPR) tiene como meta el proveer oportunidades educativas plenas a estudiantes con discapacidades. La Ley estatal número 51-1996 y la Ley Federal IDEIA requieren que se realicen esfuerzos para localizar a niños y jóvenes con necesidades de una educación especial. Esto incluye identificar, localizar y evaluar a todos los que residen en Puerto Rico, incluyendo aquellos sin hogar, los que se encuentran bajo la custodia del Estado, aquellos de familias migrantes y a los que asisten a escuelas públicas y privadas. Además, establecen el derecho de todo niño y joven con discapacidad de 3 a 21 años, inclusive, a recibir una educación pública, gratuita y apropiada.
La localización de estos niños y jóvenes es dirigida por el DEPR y el Departamento de Salud (DS) con el apoyo de otras agencias responsables, según la Ley 51. Tanto el DS como el DEPR cuentan con procedimientos y mecanismos para divulgar los criterios de elegibilidad, disponibilidad de servicios y formas de lograr acceso a los mismos. Ambas agencias colaboran estrechamente, según lo acordado en el convenio interagencial, para lograr este propósito y comparten información sobre el número de niños y jóvenes localizados y elegibles conforme al conteo anual.
Las demás agencias del gobierno incluidas en la Ley 51 también están llamadas a colaborar en la divulgación de los servicios disponibles y en el referido de niños y jóvenes con posibles discapacidades, como parte de su esfuerzo para la localización e identificación de estos, en armonía con sus responsabilidades. Las agencias vinculadas, además del DS y el DEPR son:
- Departamento de la Familia
- Departamento de Corrección y Rehabilitación
- Departamento del Trabajo
- Departamento de Recreación y Deportes
- Universidad de Puerto Rico
- Administración de Servicios de Salud Mental y Contra la Adicción
Estas agencias colaboran mediante actividades de divulgación que incluyen el desarrollo y distribución de material impreso, orientaciones sobre la Ley 51 en actividades celebradas por las agencias, entre otras. Además, colaboran mediante el referido de niños o jóvenes al Departamento de Salud o al de Educación, según corresponda, cuando sospechan que éstos tienen discapacidades, así como otras acciones que resulten apropiadas.
Anualmente, el DEPR lleva a cabo un conteo de los estudiantes que reciben servicios de educación especial. Al hacerlo, considera la información recopilada y provista a través de las escuelas públicas del Sistema, las escuelas privadas, el Programa Head Start y otras instituciones u organizaciones que ofrecen servicios a la matrícula elegible. Esta información está disponible a otras agencias y al público en general, según lo soliciten, a través de la SAEE.
El DS, por su parte, recopila información sobre el número de infantes y andarines que reciben servicios de intervención temprana. Ambas agencias comparten la información recopilada y hacen disponible estos datos a otras entidades del gobierno y al público en general, según se solicite. La recopilación y el uso de la información de la localización de niños y jóvenes con discapacidades está sujeta a las disposiciones de confidencialidad descritas en este manual y conforme a la legislación vigente.
Responsabilidad de los niveles operacionales del Departamento de Educación en los esfuerzos de localización.
Escuela
Cada escuela del sistema público de enseñanza tiene la responsabilidad de divulgar la disponibilidad de servicios de educación especial para estudiantes con discapacidades. Con este propósito, incluirá en su plan de trabajo anual aquellos objetivos y actividades que le permitan cumplir con este requisito. Las actividades de divulgación planificadas deberán contemplar la manera de hacer llegar la información a lugares públicos localizados en la comunidad donde está ubicada la escuela. Estas actividades incluirán la preparación y distribución de material impreso, el adiestramiento sobre procedimientos de registro al personal escolar y la divulgación sobre los servicios, logros y actividades especiales. La SAEE podrá requerir evidencia de las actividades de divulgación realizadas por las escuelas del sistema público de enseñanza, por lo que será responsabilidad de cada escuela mantener evidencia de cada actividad de divulgación que lleve a cabo.
La escuela será también responsable de llevar a cabo un proceso de observación, cernimiento y diagnóstico educativo. Este proceso permitirá identificar posibles candidatos para recibir los servicios de registro y evaluación formal con el propósito de descartar o confirmar la presencia de discapacidades.
Oficina Regional Educativa (ORE)
La ORE será responsable de proveer información a las escuelas e instituciones públicas y privadas relacionada con los servicios de educación especial que ofrece el sistema público, las leyes y los procedimientos de educación especial, así como la información necesaria para registrar un estudiante como parte del registro continuo de educación especial.
Las ORE y la SAEE desarrollarán actividades de divulgación anuales, a través de los medios de comunicación y otras fuentes, para contribuir a la localización de los niños y jóvenes que necesitan servicios de educación especial. Estas actividades proveerán información sobre la manera de solicitar los servicios necesarios. Previo a cualquier actividad general de localización, registro o evaluación, el DEPR notificará al público mediante el uso de periódicos, otro medio o ambos, con circulación adecuada para informar sobre esta actividad a los padres a través de todo Puerto Rico. El proceso de localización de estudiantes será de naturaleza continua e incluirá niños y jóvenes en escuelas públicas, privadas y en la comunidad en general a partir de los 3 años hasta los 21 años y 11 meses.
El DEPR monitoreará, a través de los diferentes niveles operacionales, el cumplimiento con el proceso de localización y requerirá anualmente información relacionada con el número de niños y jóvenes por categoría de discapacidad que hayan sido localizados y evaluados en los CSEE. Se llevarán a cabo actividades de validación para asegurar que la información recopilada sea precisa. Además, se recopilará información adecuada para evaluar la efectividad de los mecanismos establecidos utilizando un procedimiento uniforme de compilación de datos.
Localización y registro de infantes y andarines
En la Ley 51-1996 se establece que el Departamento de Salud (DS) es la agencia líder para la prestación y coordinación de los servicios de intervención temprana (Parte C de la Ley IDEIA.) para los infantes y andarines desde su nacimiento hasta los 2 años y 7 meses.
El DS determina la elegibilidad de un infante para servicios bajo la Parte C de la Ley IDEIA. Los padres pueden solicitar que su niño sea incluido en el Registro Central Continuo que mantendrá el DEPR. Esto ocurrirá luego de que la Parte C refiera el caso, no antes de 90 días y no después de 30 días con el propósito de que el andarín reciba los servicios en o antes de cumplir los 36 meses de edad (3 años). Para hacerlo, los padres traerán copia de aquellos documentos y certificaciones que establecen la elegibilidad para la Parte C al Centro de Servicios de Educación Especial de su área de residencia.
El incluir un infante en el Registro Central Continuo del DEPR no representa una determinación de elegibilidad para servicios bajo la Parte B de la Ley IDEIA y de la Ley 51-1996, una vez el niño alcance los tres años. La elegibilidad para recibir servicios de educación especial a partir de los 3 años debe ser determinada como parte del proceso de transición del infante de los servicios de la Parte C a los de la Parte B.
2.2 Registro
La Ley 51-1996, según enmendada, le confiere a la SAEE la autonomía administrativa, fiscal y docente necesaria para establecer estructuras y procesos administrativos que le permitan agilizar la prestación de los servicios requeridos para personas con discapacidades hasta los 21 años y 11 meses. A tono con el poder que le confiere dicha ley, la SAEE cuenta con la Unidad de Orientación y Registro Continuo (UORC) en cada CSEE como alternativa que facilite el logro de un proceso de registro:
- continuo, que opere durante los días laborables del año1;
- que responda a las necesidades de orientación y apoyo de los padres que solicitan el servicio por primera vez;
- informado, que cumpla con el objetivo de orientar a los padres sobre los derechos que los cobijan bajo las leyes vigentes, así como los servicios disponibles para estudiantes con discapacidades;
- con un trámite mecanizado, que facilite la evaluación inicial del estudiante dentro del tiempo reglamentario; y
- con un enfoque especializado que asegure que el personal que labora en esta tarea cuenta con las destrezas y actitudes necesarias para garantizar la prestación de un servicio de orientación y registro de máxima calidad.
Las funciones de la UORC se concentrarán en las áreas de:
- Orientación
- Divulgación
- Registro
- Referido y Coordinación
- Sistema de Información
Las UORC de los CSEE tendrán como misión el facilitar que los servicios de registro se provean de forma ágil y que los padres reciban el apoyo necesario, así como información relacionada con sus derechos y con los servicios que se ofrecen a niños y jóvenes con discapacidades, de conformidad con la legislación vigente.
Al considerar las características particulares de cada ORE, se podrán utilizar otras estrategias para hacer accesibles los servicios de orientación y registro en determinadas áreas geográficas. Los esfuerzos deben estar dirigidos a ampliar las oportunidades para ofrecer los servicios y no sustituirán el proceso de orientación y registro del nivel regional, según contemplado en este Manual.
2.3 Procedimiento para registro
Previo al registro
En aquellos casos donde los padres no son militares y los niños y jóvenes con posible discapacidad reciben servicios de intervención temprana, educación temprana y servicios educativos en una DoDEA, estos completarán el proceso de registro y localización en el DEPR y los servicios, de ser elegible, serán provistos por dicha agencia.
Niños y jóvenes con posibles discapacidades que asisten a escuelas públicas
El registro oficial de los estudiantes en educación especial requiere que se hayan llevado a cabo actividades dirigidas a localizarlos y referirlos para recibir los servicios. Estos estudiantes se pueden localizar utilizando como criterios los resultados de observaciones del maestro, pruebas de aprovechamiento, pruebas de cernimiento de visión y audición, historiales de desarrollo y de salud, observaciones de los padres y cualquiera otra información disponible.
Cuando los maestros y otro personal de la escuela consideran que un estudiante está confrontando dificultades en su funcionamiento académico/escolar y entienden que dichas dificultades deben ser discutidas con los padres, el director procederá a invitarlos a la escuela para evaluar las necesidades educativas del estudiante utilizando el formulario SAEE-00 Invitación para evaluar las necesidades educativas del estudiante.
Previo a la reunión, el director solicitará a los maestros del estudiante que cumplimenten el formulario SAEE-01 Informe sobre el funcionamiento escolar o académico para recopilar las necesidades académicas que presenta el estudiante. Estas evidencias servirán de base para la discusión del caso en la reunión. Además, los maestros someterán al director escolar toda aquella evidencia que sustente la educación diferenciada otorgada previo al referido, evidencia de acomodos razonables y/o toda aquella información que evidencie las necesidades del estudiante aún con la provisión de apoyos y estrategias educativas.
En la reunión con los maestros y el director, los padres recibirán información y orientación sobre el desempeño del estudiante y como parte del análisis, se discutirá la posible necesidad de servicios de educación especial.
Si los padres aceptan registrar a su hijo, el director escolar o funcionario designado:
Solicitará al trabajador social de la escuela que complete el formulario TSE-00 Historial socioemocional y del desarrollo inicial del estudiante y el TSE-HS-Anejo 2 Entrevista al estudiante, recopile los documentos necesarios y ofrezca seguimiento al caso;
Solicitará a los maestros que ofrecen servicios al estudiante que cumplimenten el formulario SAEE-01a Observaciones del maestro regular de edad escolar y para los estudiantes preescolar, se utilizará el formulario SAEE-01b Observaciones del proveedor de edad preescolar. Además, les solicitará que recopilen y hagan disponibles muestras de trabajos realizados por este que puedan aportar información sobre el desempeño educativo y las necesidades del estudiante;
Llenará el formulario SAEE-01c Notificación sobre referido a registro y el formulario SAEE-01d Evidencia de entrega de documentos para registro; y
Orientará a los padres sobre el proceso de registro y la ubicación del CSEE que le corresponde, incluyendo ofrecerle la dirección física y los teléfonos. Lo exhortará a visitarlo para solicitar el registro oficial del estudiante, una vez se hayan cumplimentado los documentos necesarios, y le entregará los formularios SAEE-01c y SAEE-01d.
La escuela conservará copia de todos los documentos entregados a los padres, así como el acuse de recibo firmado por éstos. Los padres de estudiantes con posibles discapacidades podrán acudir a la UORC del CSEE correspondiente a la región educativa de su residencia para solicitar el registro y servicios de evaluación inicial.
Niños y jóvenes con posibles discapacidades que asisten a escuelas privadas y otros centros de servicios
El personal de los CSEE en las ORE serán responsables de ofrecer información sobre los servicios disponibles para estudiantes con discapacidades, así como de las leyes y procedimientos aplicables a las escuelas privadas y otros centros de servicios de su jurisdicción. Esto incluirá el proveer información escrita sobre la manera de solicitar servicios de educación especial y la ubicación del CSEE de la ORE correspondiente.
El referido para registro de los estudiantes que reciben servicios del programa Head Start, vendrá acompañado de aquellos documentos requeridos, según se establece en el Acuerdo Colaborativo entre el Departamento de Educación y el Programa de Early Head Start y Head Start. En aquellos casos que proceda de un centro de Early Head Start y el andarín sea menor de 36 meses, se llevará a cabo el proceso de transición, según el Acuerdo Interagencial entre el Departamento de Educación y el Departamento de Salud.
Cuando un estudiante ubicado en una escuela privada necesite servicios de educación especial, la escuela seguirá un procedimiento similar al establecido en la sección anterior sobre niños y jóvenes que asisten a las escuelas públicas. Antes de referir a los padres al CSEE, el (los) maestro(s) de la escuela privada completará(n) los formularios: SAEE-00 Invitación para evaluar las necesidades educativas del estudiante, SAEE-01 Informe sobre el funcionamiento escolar o académico, SAEE-01a Observaciones del maestro regular para determinar elegibilidad o el SAEE-01b Observaciones del proveedor de edad preescolar, SAEE-01c Notificación sobre referido a registro y el SAEE-1d Evidencia de entrega de documentos para registro. El formulario TSE-00 Historial socioemocional y del desarrollo inicial del estudiante y el TSE-HS-Anejo-2 Entrevista al estudiante de los estudiantes ubicados en escuelas privadas u homeschooling se llenará en la UORC del CSEE. Una vez los padres visiten el CSEE, se seguirá el procedimiento descrito anteriormente.
Niños y jóvenes con posibles discapacidades que se reinstalan a la escuela
En aquellos casos de estudiantes que se reinstalan a una escuela pública del país el personal de la UORC solicitará a la escuela a la que asistió por última vez que provea toda la información disponible en el expediente sobre el funcionamiento escolar de este.
La UORC podrá solicitar a dicha escuela o a otra que se considere apropiada, que evalúe el funcionamiento educativo presente del estudiante y colabore en la preparación de los documentos necesarios.
La UORC velará por la agilidad de los procesos y tendrá la libertad y obligación de utilizar todos sus recursos para asegurarse de que los estudiantes con posibles discapacidades que están fuera de la escuela sean registrados y referidos para evaluación inicial sin dilación. Esto incluye a los estudiantes que se trasladan con frecuencia, los migrantes o sin hogar (homeless).
Niños y jóvenes con posibles discapacidades que nunca han asistido a la escuela
Los niños con posibles discapacidades que están fuera de la escuela y nunca han asistido a una escuela pública del país pueden registrarse en la UORC del CSEE de la ORE correspondiente al área de su residencia.
El personal de la UORC ofrecerá orientación a los padres que solicitan el registro y prepararán los documentos necesarios para registro y evaluación.
Niños y jóvenes con posibles discapacidades identificados por sus padres o encargados
Cuando los padres sospechen que su hijo tiene alguna discapacidad que está interfiriendo con su capacidad para progresar académicamente, podrá solicitar al director de la escuela que inicie los procedimientos para registrar al estudiante en el programa de educación especial.
La solicitud de los padres conllevará que el personal escolar se reúna con este para evaluar el funcionamiento educativo del estudiante y su posible necesidad de servicios de educación especial.
En estos casos se llevará a cabo un procedimiento igual al establecido para referir a los estudiantes que han sido identificados por el personal escolar.
Niños y jóvenes con posibles discapacidades que están bajo la custodia del Departamento de Corrección y Rehabilitación (DCR)
Cuando un menor está bajo la custodia del DCR y se sospeche que tiene alguna discapacidad que esté interfiriendo con su capacidad para progresar académicamente, la institución juvenil completará los procedimientos para registrar al estudiante en el programa de educación especial igual que se realiza con los estudiantes ubicados en escuelas públicas.
En este caso, el DCR establecerá quién será el tutor que fungirá como encargado del menor.
El proceso de registro se llevará a cabo en el CSEE donde está ubicado la institución correccional.
Niños y jóvenes con posibles discapacidades que están ubicados por sus padres en escuelas, centros preescolares y centros de cuido adscritos al Departamento de la Defensa de los Estados Unidos (DoDEA)
Cuando un menor recibe servicios de intervención temprana, educación temprana o cursa estudios escolares en alguna institución adscrita al DoDEA, el proceso de localización, registro, elegibilidad, los servicios educativos o relacionados le corresponde al departamento educativo de la institución militar y no, al Departamento de Educación de Puerto Rico.
En estos casos, los padres deberán pasar por el área correspondiente en la base militar para completar el proceso de registro, bajo los parámetros establecidos por la institución militar.
Registro en el CSEE (Oprime aquí para ver el CSEE más cercano)
Los padres de los niños o jóvenes con posibles discapacidades acudirán a la UORC del CSEE correspondiente a su área de residencia para solicitar el registro y los servicios de evaluación inicial. El proceso de registro se llevará a cabo en la plataforma Mi Portal Especial (MiPE).
El personal de la UORC procederá a:
- orientar a los padres con relación a:
- los servicios que ofrece el programa de educación especial
- la base legal que sustenta el ofrecimiento de dichos servicios (Ley IDEIA y Ley 51-1996),
- los derechos de éstos y de los estudiantes elegibles para recibir educación especial en virtud de las leyes vigentes, y
- las responsabilidades que le corresponden de ser elegible a los servicios.
- completar el formulario SAEE-02 Planilla de registro de forma electrónica a través de la plataforma MiPE;
- solicitar consentimiento informado para llevar a cabo la(s) evaluación(es) necesaria(s) a través del formulario SAEE- 03 Referido para evaluación o terapia. Si los padres se rehúsan a dar su consentimiento para iniciar el proceso de evaluación inicial, el DEPR puede solicitar una reunión de mediación previa o presentar una querella para lograr la evaluación inicial;
- coordinar las fechas para las evaluaciones necesarias con las corporaciones y/o especialistas de acuerdo con la categoría de discapacidad que se sospecha utilizando el formulario SAEE-03 Referido para evaluación o terapia e indicarles a los padres la fecha para dicha(s) evaluación(es). La(s) misma(s) debe(n) ser considerada(s) dentro del término de 30 días calendario a partir de la fecha de registro;
- completar el formulario SAEE-06 Invitación para reunión con el COMPU donde se analizará la elegibilidad del estudiante;
De existir alguna situación de transportación que dificulte la asistencia al proceso de evaluación inicial, el CSEE coordinará dicho servicio para garantizar que el mismo se lleve a cabo.
Al completar el proceso, el funcionario de la UORC:
- abrirá un expediente físico y digital al estudiante registrado;
- entregará a los padres una copia de los documentos Derechos y responsabilidades de los padres y el Manual de educación especial para madres, padres y encargados y guardará copia del certificado de recibo de estos documentos;
- entregará copia a los padres de los formularios Planilla de registro (SAEE02), cita de evaluación(es) inicial(es) e Invitación para reunión con el COMPU (SAEE-06).
2.4 Registro bajo circunstancias especiales
En aquellos casos excepcionales donde exista evidencia de que los padres, por razones significativas de salud, incapacidad u otra razón válida, está imposibilitado de visitar el CSEE de su ORE se procederá a completar el proceso de registro bajo circunstancias especiales. Para ello:
- Si el niño o joven está en una escuela:
- La escuela llevará a cabo todos los procedimientos de registro descritos en la sección anterior.
- Los padres llenarán una solicitud utilizando el formulario SAEE-01e Solicitud de registro bajo circunstancias especiales y el formulario SAEE-01f Información personal del solicitante.
- Los padres proveerán aquella evidencia razonable que esté disponible para justificar su solicitud. El director incluirá copia de todo documento presentado por los padres.
- El director, trabajador social o funcionario a cargo de la escuela certificará la necesidad del registro bajo circunstancias especiales, de acuerdo con la evidencia presentada.
- El director de la escuela será responsable de hacer llegar los documentos y la solicitud del registro bajo circunstancias especial al CSEE. Este guardará copia de los documentos entregados al CSEE, así como copia de la hoja de trámite firmada y dará seguimiento al trámite posterior.
- El personal de la UORC asignado para atender las solicitudes del registro bajo circunstancias especiales, llevará a cabo el análisis correspondiente para evaluar la solicitud. Este se comunicará con el solicitante y con los funcionarios de la ORE para acordar la fecha y lugar en que se llevará a cabo el proceso de registro.
- Si el niño, o joven está fuera de la escuela:
- Los padres se comunicarán vía teléfono o correo electrónico al CSEE correspondiente a su lugar de residencia para solicitar se complete el formulario SAEE-01e Solicitud de registro bajo circunstancias especiales y el formulario SAEE-01f Información personal del solicitante.
- El personal de la UORC se comunicará con el solicitante y con los funcionarios de la ORE para acordar la fecha y el lugar en que se llevará a cabo el proceso de registro.
- No se considerarán como interrupciones aquellos recesos cortos decretados por el Secretario de Educación como parte del funcionamiento de la Agencia. Esto incluye el receso durante el periodo de Navidad. ↩︎